La comunicación: Función básica de las relaciones públicas - Parte 3

La comunicación es una herramienta vital para el ser humano. Desde tiempos remotos se ha usado alguno de los cuatro tipos de niveles de comunicación (intrapersonal, interpersonal, grupal o colectivo). Existe una necesidad de actuar en conjunto para desarrollar cierto tipo de tareas. Por ejemplo, en la prehistoria debió de haber comunicación entre los cavernícolas para poder conseguir un propósito común.

Ya no estamos en la época de la piedra, estamos en la era de las tecnologías. Así como el mundo ha evolucionado también lo ha hecho la comunicación a través de los diferentes medios masivos. A pesar de esta evolución constante, muchas organizaciones no han prestado atención, no hay una relación en las acciones que realiza, por ello sus planes suelen fracasar, no hay un flujos óptimos de la comunicación.

Como organización, tiene un concepto de lo que es comunicación. La escuela clásica de organización refiere el flujo de comunicación interna como un instrumento para transmitir órdenes o información. La escuela de las relaciones humanas la considera dentro del esquema formal para transmitir autoridad, pero reconoce la existencia de comunicación informal. La escuela de los sistemas sociales, brinda una importancia central a los flujos comunicativos, partiendo, en este sentido que sus partes se relacionan entre si con el medio.

De las tres escuelas es correcto decir que el ideal es la de los sistemas sociales, esta tiene un concepto más amplio de lo que comunicación implica, es decir, acepta todas las cualidades de la comunicación y la importancia de su uso en la empresa, debido al principio antes mencionado: necesidad de actuar en conjunto para lograr un objetivo.

El éxito de un objetivo cualquiera se basa en el correcto uso de los recursos que se tengan y de las elecciones que se tomen. Desde este segundo principio podemos basar el éxito de una organización. Si sabe manejar, direccionar su mayor herramienta que la comunicación, podrá obtener grandes resultados. La comunicación hace posible la búsqueda de soluciones, las soluciones brindan resultados y los resultados afirmativos reafirman a la organización.

No hay que olvidar, por otro lado, que la comunicación no sólo va dirigida a los empleados. La organización pertenece a un macrosistema, la sociedad misma. Es hasta este nivel que tiene que desarrollarse, tiene que crear una buena relación con ella, una comunicación efectiva que influenciará en el desarrollo y permanencia de la organización.

La comunicación: Función básica de las relaciones públicas - Parte 2

Cada organización tiene diferentes estructuras y sistemas de comunicación. Estas dependen de la conformación de la empresa y del ambiente en el que se desenvuelven. Básicamente se puede identificar como formal e informal.
Las formales, se entienden como una serie de normas que están establecidas dentro del manual de organización y de los organigramas. Ello origina actividades coordinadas que buscan un objetivo común. Esto se ve en las relaciones de los integrantes de estas organizaciones, la interacción, delimitación de funciones, responsabilidad, etc.
Un ejemplo puede ser la familia. El jefe, gerente, representante, viene a ser la cabeza de familia que puede ser el padre o la madre. Cuando se planea algo, todos aportan sus ideas y una persona, la cabeza, las canaliza y la mejor de las ideas o la unión de estas se desarrollan y para tal propósito es necesaria la ayuda de los miembros.
Por otro lado las informales se rigen por afinidad dentro de la misma organización, no existe un patrón exacto de conducta. Sus actividades están regidas por la afinidad, la temporalidad y la espontaneidad de los individuos. La ventaja de estos grupos es la facilidad de comunicación y la retención del poder, lo que fomenta la eficiencia de la productividad.
Siguiendo el ejemplo de la familia, se podrían formar grupos informales entre los hermanos. Ellos, al tener una edad proporcional, tienen ideas más frescas liberales. Cada persona independientemente tiene un objetivo trazado y eso es por el anhelo de superación de desarrollo, de esa forma sienta sus bases, llegando a constituirse como una empresa óptima. Por lo tanto una persona puede ser considerada una empresa.
Dentro de las empresas formales se encuentran 3 tipos de organizaciones formales: la institución, las empresas y los organismos intermedios o representativos.
La institución se puede definir a través de un enfoque organizacional y sociológico como un sistema social, que usa recursos de forma coordinada para la obtención de sus objetivos. La empresa, la conforman los grupos que son creados con fines económicos y regulado por las leyes. Estas pueden clasificarse por su actividad o giro (industriales, comerciales o de servicio) o por la magnitud de ella (pequeñas, medianas o grandes). Los organismos representativos, se denominan como una agrupación (de personas, empresas, instituciones u organizaciones con intereses comunes).
A pesar de las diferencias existentes entre estos tipos de organizaciones, siempre se la engloba como una misma, es un concepto que la sociedad le ha dado por sentada. Por lo que en el libro, al hablar de organización, se englobara a las empresas, instituciones y a los organismos representativos.

La comunicación: Función básica de las RRPP (PARTE I)

Una de las carreras que más auge ha tenido en estos tiempos es las ciencias de la comunicación. Es una carrera compleja y sencilla a la vez.
Tiempo atrás se pensaba que ciencias de la comunicación es periodismo. Craso error. Periodismo es solo una de las ramas que esta carrera puede ofrecer. Pero debido a esta confusión, a esta falta de comunicación los que estudiamos esta carrera nos sentimos limitados a escritorios y cámaras, no vemos que más podemos hacer.
La misma palabra, comunicación, implica la transmisión de opiniones. La opinión se transmite después de organizar una serie de ideas, estas ideas llegan a las masas a través de un líder de opinión. Por lo tanto, detrás de un líder existe un buen comunicador.
Por ende el comunicador tiene una serie de oportunidades, un universo en el cual se puede desarrollar y nunca encontrará el fin de su desarrollo, se mantiene constante. Para que exista una buena comunicación debe de haber una buena relación, las relaciones se acentúan y forman el núcleo que toda sociedad u organización necesita para así lograr un objetivo común.
El libro de Carlos Bonilla Gutiérrez nos explica que tan importantes son las relaciones en una organización. Nos explica sus conceptos y teorías, es a través de este medio que podremos entender el complicado pero sencillo manejo de una organización exitosa.
Organización. La palabra viene del griego órganon que significa instrumento. Lo que nos lleva a pensar en un medio para lograr las cosas. Si se asocia al término organismo se entenderá que existe una serie de partes y funciones que coordinadas desarrollan un fin común. A partir de esta explicación sencilla se desata una serie de incógnitas. ¿Qué es un medio?, ¿qué es lograr algo?, ¿Cuáles son las partes o funciones?, ¿En qué consisten?, ¿Qué es un fin común? Todas estas preguntas y las que surjan en adelante serán respondidas por este autor.
Primero tenemos que identificar qué forma una organización. Está conformada por el ser humano, la realización de actividades, la división del trabajo o especialización, el intercambio de información, la jerarquización y los objetivos comunes.
El primer término es claro. La realización de actividades viene a ser el desarrollo de la coordinación de acciones que se van a tomar para lograr algo. La división del trabajo es la responsabilidad individual que se toma con respecto a una acción. El intercambio de información es la congruencia de los datos encontrados. La jerarquización es un orden, un patrón que se lleva a cabo para el desarrollo. Por último, los objetivos comunes es todo aquello que se desea encontrar, lograr, obtener.

Como se observa, una organización sigue todo un proceso. Esto se puede comparar con las etapas por la que pasa una persona. El nacimiento o constitución viene a ser la coordinación de lo que se desea hacer, saber para qué nos juntamos. La estructuración o desarrollo viene después de la coordinación, ya sabemos lo que queremos, ahora debemos saber cómo lo vamos a lograr, que es lo que necesitamos. La consecución de objetivos son los planes que iremos a desarrollar en un largo o corto plazo y la desaparición, viene a ser el fin del objetivo. En este punto el círculo vuelve a comenzar, si ya obtuvimos algo, debemos aspirar a más.
Cada etapa de la organización es independiente y dura lo necesario. Pero no podemos olvidar que estas etapas son consecuentes, por lo tanto no podemos dejar de relacionarnos interna y exteriormente.
Podemos definir entonces a la organización como un sistema social, donde existe una coordinación e interrelación que llevan a cabo un fin común.
Ingrid Palomino Velarde